Algemene voorwaarden

Dit zijn algemene voorwaarden van VIOF4U BV. Deze voorwaarden zijn van toepassing op de service overeenkomst die u heeft getekend (hierna: “de overeenkomst”). Deze overeenkomst komt in de plaats van alle vorige overeenkomsten tussen VIOF4U BV en de klant. Wijzigingen van de overeenkomst en deze voorwaarden kunnen alleen schriftelijk worden overeengekomen.

Standaard services inbegrepen in het basisbedrag

1. Gemeubileerde kantoorruimte inclusief flexwerkplekken

VIOF4U BV stelt ter beschikking volledige gemeubileerde kantoorruimte inclusief flexwerkplekken zoals overeengekomen in de overeenkomst. De overeenkomst bevat de locatie van het kantoor en de indeling van de kantoorruimte, deze indeling kan in de loop van tijd worden aangepast. Aan de klant zullen door VIOF4U BV hiervoor geen extra kosten in rekening worden gebracht, noch zal de klant enig aanspraak op vergoeding of verrekening kunnen doen.

2. Kantoorservices

VIOF4U BV zal de additionele services gedurende kantoor openingstijden van maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van nationale feestdagen, ter beschikking. Er kunnen specifieke afspraken worden gemaakt omtrent het gebruik van de services buiten kantooruren. Alle aanvullende diensten, aangeduid als Services, zullen worden geleverd tijdens kantoor uren van 9:00 tot 17:00. Indien VIOF4U BV van oordeel is dat een verzoek voor een bepaalde dienst bovenmatig is, behoudt VIOF4U BV zich het recht voor extra kosten in rekening te brengen bovenop de gebruikelijke tarieven van VIOF4U BV, gebaseerd op de tijd die het leveren van de dienst met zich heeft meegebracht.

3. High Speed Internet

U bent verplicht te voldoen aan de voorwaarden van copyright, contractduur of andere voorwaarden zoals deze op het scherm verschijnen of opgenomen zijn in enigerlei materiaal op het internet of ons netwerk. U onthoudt zich van het kopiëren, gebruiken of exploiteren van dergelijke software of ander materiaal op enige wijze, tenzij we u daartoe expliciet toestemming hebben verleend. U dient zich strikt te houden aan de voorwaarden van de toestemming die wij u geven. Wij doen geen concessies met betrekking tot de veiligheid van ons netwerk (of het internet) of enige andere informatie, welke u erop plaatst. U dient alle veiligheidsmaatregelen te nemen (zoals codering) welke u voor uw omstandigheden noodzakelijk acht. Wij kunnen niet garanderen dat een bepaalde graad van beschikbaarheid wordt bereikt in associatie met uw gebruik van de services. U garandeert ons hierbij dat de levering van onze services aan u, de rechten van derden niet zal schenden. Bovenstaande garantie vervangt alle andere voorwaarden en condities, die uitdrukkelijk dan wel geïmpliceerd door gebruik, gewoonte, statuut of anderszins, betrekking hebben op de services en manieren waarop wij onze verplichtingen vervullen en onze rechten in acht nemen inclusief, maar zonder vooroordeel op het totaal van het voorgaande, zoals gerelateerd aan de omschrijving, uitvoering, kwaliteit, geschiktheid of toepasbaarheid voor enig specifiek doel, van de services zijn. Wij garanderen niet dat de services storingsvrij zijn.

Gebruik van de Accomodatie

4. Bij aanvang

Bij ingebruikname zullen de klant en VIOF4U BV samen het kantoor bekijken. De klant gaat ermee akkoord dat het kantoor in goede staat verkeert.

5. Gebruik

De flexwerkplek mag alleen worden gebruikt voor kantoordoeleinden. Het is verboden dieren in het kantoor te houden. De klant zal de kantoorruimte niet aan derden aanbieden of in gebruik geven. De naam VIOF4U BV mag op geen enkele wijze door de klant worden gebruikt dan wel in verband worden gebracht met de onderneming van de klant.

6. Uw naam en adres

Het is niet geoorloofd om (reclame) borden aan de deur van de kantoorruimte te hangen dan wel ergens anders zichtbaar buiten of in de kantoorruimte. Het VIOF4U BV adres mag gebruikt worden als correspondentie- en zakelijk adres. Wanneer rekeningen niet of onvoldoende zijn betaald, dan mag VIOF4U BV het recht van het gebruik van adres beëindigen. Het is VIOF4U BV toegestaan om post terug te sturen, of om deze te vernietigen. Indien u een abonnement heeft inclusief KvK registratie behoud VIOF4U BV het recht voor om de inschrijving te beëindigen. 

7. Onderhoud van de kantoorruimte

De klant zal de kantoorruimte en de inrichting conform de inventarisatielijst goed onderhouden en er zorg voor dragen dat de kantoorruimte met de bedoelde inrichting in geen enkel opzicht wordt beschadigd dan wel gewijzigd. De klant is aansprakelijk voor alle schade toegebracht door de klant of door degene die met de instemming van de klant gebruik maken van deze kantoorruimte(n) en de gemeenschappelijke ruimte(n).

8. Kantoormeubilair en apparatuur

Het is verboden om, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van VIOF4U BV, in de kantoorruimte ander meubilair, kantoorapparatuur, kabels, IT of telecommunicatie apparatuur en aansluitingen aan te brengen.

9. Sleutels en beveiliging 

Alle sleutels zijn eigendom van VIOF4U BV. Het is verboden deze te dupliceren dan wel deze in gebruik te geven aan derden zonder voorafgaande toestemming van VIOF4U BV. Bij verlies of diefstal dient VIOF4U BV direct op de hoogte te worden gesteld. Hieruit voortvloeiende kosten komen voor rekening van de klant. Tijdens het gebruik van het, gedurende en buiten normale kantoor openingstijden, is de klant verantwoordelijk voor het ordelijk (af)sluiten van de deuren van de kantoorruimte en het gebouw.

Het is de klant bekend dat er in de kantoorruimtes, opslagruimtes en ook daarbuiten camera beelden worden gemaakt voor uw en onze veiligheid en ter voorkoming van misverstanden met betrekking tot diefstal of schade. De klant gaat ermee akkoord dat deze beelden worden opgeslagen. VIOF4U zal deze beelden uitsluitend gebruiken  indien er sprake is van diefstal en of schade of op verzoek van de authoriteiten.

10. Wettelijke regels

De klant zal voldoen aan alle wetten, verordeningen en beschikkingen die op haar, dan wel op haar bedrijfsvoering van toepassing zijn. De klant mag niet onrechtmatig handelen. De klant dient alles na te laten wat het gebruik van het door anderen en VIOF4U BV zou kunnen hinderen, schaden, overlast of ergernis zou kunnen veroorzaken, dan wel tot gevolg heeft dat de verzekeringspremies omhoog gaan, of verlies en schade veroorzaakt aan VIOF4U BV, de eigenaar van het gebouw of andere belanghebbenden.

11. Huisregels

De klant dient zich te houden aan de huisregels van VIOF4U BV die van toepassing op zijn op het gebruik van het kantoor.

12. Verzekeringen

De klant dient haar eigendommen, werknemers en eventuele derden die de klant bezoeken in het pand te verzekeren en verzekerd te houden, gedurende de overeenkomst. VIOF4U BV aanvaardt hiervoor geen enkele aansprakelijkheid.

Verlening van Services

13. Toegang tot de accommodatie/kantoorruimte

VIOF4U BV heeft altijd toegang tot de kantoorruimte. Tenzij er sprake is van overmacht (noodtoestand), zal VIOF4U BV trachten de klant van tevoren op de hoogte te stellen wanneer eventuele bezichtigingen, inspecties, testen, reparaties, andere routinematige klussen, schoonmaak of onderhoud dienen te worden uitgevoerd dan wel wanneer de kantoorruimte aan mogelijke toekomstige klanten zal worden getoond. VIOF4U BV zal ten allen tijde geheimhouding betrachten omtrent de bedrijfsvoering van de klant en eventuele door de klant verlangde veiligheidsvoorschriften in acht nemen.

14. Aanvang overeenkomst

Indien, om wat voor reden dan ook, VIOF4U BV niet in staat is bij aanvang van de overeenkomst het overeengekomen flexwerkplekken ter beschikking te stellen is VIOF4U BV niet aansprakelijk noch kan VIOF4U BV hiervoor aansprakelijk worden gehouden. De klant heeft echter wel het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen zonder schadeplichtig te zijn. Indien de klant de overeenkomst niet met onmiddellijke ingang beëindigd, wordt betaling van het basisbedrag opgeschort totdat de flexwerkplekken aan de klant ter beschikking kunnen worden gesteld.

15. Opschorting van de services

VIOF4U BV is gerechtigd, met voorafgaande mededelingen, de overeengekomen services (inclusief de toegang tot de accommodatie) op te schorten in geval van overmacht, in welk geval betaling van het basisbedrag voor een zelfde periode zal worden opgeschort.

De Overeenkomst

16. De aard van de overeenkomst

Partijen, spreken nadrukkelijk de wil en de intentie uit dat de overeenkomst, inclusief deze voorwaarden die daarvan een integraal onderdeel uitmaken, een service overeenkomst is waarbij de nadruk ligt op het servicekarakter van de overeenkomst. Partijen komen overeen dat geschillen in het kader van deze overeenkomst strikt conform de bedoeling van partijen zoals opgenomen in deze overeenkomst en voorwaarden worden geïnterpreteerd en uitgelegd. De klant kan nimmer een beroep doen op ontruimingsbescherming. Het is de klant niet toegestaan (haar) rechten of verplichtingen in verband met en voortvloeiend uit deze overeenkomst noch geheel nog gedeeltelijk over te dragen aan derden dan wel de kantoorruimte (zonder voorafgaande toestemming van VIOF4U BV) te laten gebruiken door derden niet zijnde een gelieerde onderneming van de klant. VIOF4U BV is gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst te allen tijde over te dragen aan derden.

17. Termijn

De overeenkomst wordt aangegaan voor de periode zoals aangegeven in de overeenkomst. Na het verstrijken van de in de overeenkomst genoemde periode wordt de overeenkomst voortgezet voor een aansluitende periode van de initiële contracttermijn tenzij één der partijen de overeenkomst beëindigt door middel van opzegging met inachtneming van de opzeggingsformaliteiten. Het basisbedrag van elke renewal zal de conform marktprijs zijn zoals door ons op het tijdstip van renewen bekend worden gemaakt.

18. Einde huurovereenkomst VIOF4U BV – eigenaar/beheerder

De overeenkomst eindigt als de huurovereenkomst tussen VIOF4U BV en de eigenaar/beheerder eindigt, zonder dat VIOF4U BV in dat geval verplicht is tot vergoeding van de schade als gevolg daarvan aan de klant.

19. Opzegging overeenkomst

Ieder der partijen kan de overeenkomst opzeggen tegen het einde van de contractperiode met inachtneming van een opzegtermijn van een maand. Opzegging dient schriftelijk te geschieden. Indien de overeenkomst is aangegaan voor een periode van drie maanden of meer is de opzegtermijn drie maanden. Indien de overeenkomst is aangegaan voor een periode van één maand is de opzegtermijn een maand.

20. Onmiddellijke beëindiging

VIOF4U BV kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen, zonder opzegging (tenzij de wet dat vereist), indien de klant:

• de door hem verschuldigde bedragen niet op de gestelde tijdstippen betaalt;
• enige verplichtingen uit de overeenkomst niet nakomt;
• het gebruik van, of het gebruik door één van de medewerkers van de klant of derden die met goedkeuring gebruik maken van het kantoor, niet in overeenstemming is met normaal gebruik van de kantoorruimte;
• zijn beroep of bedrijf in de kantoorruimte geheel of voor een belangrijk deel staakt;
• de vrije beschikking over zijn vermogen of een deel daarvan verliest;
• als hij geen natuurlijk persoon is, zijn rechtspersoonlijkheid verliest, wordt ontbonden of feitelijk geliquideerd;
• in staat van faillissement wordt verklaard;
• een akkoord buiten faillissement aanbiedt of indien beslag gelegd wordt op goederen van de klant;
• komt te overlijden;
• Bij misbruik van het vestigingsadres van VIOF4U BV of bij vermoeden van criminele activiteiten / belasting ontduiking of misbruik van het postadres van VIOF4U BV 

Indien VIOF4U BV de overeenkomst op grond van het bovenstaande met onmiddellijke ingang beëindigt dient de klant desalniettemin aan de navolgende voorwaarden en verplichtingen te voldoen:

• betaling van eventueel gebruikte aanvullende diensten;
• betaling van het basisbedrag voor de resterende termijn van de overeenkomst indien geen onmiddellijke opzegging door VIOF4U BV had plaatsgevonden.
• Vergoeding van alle door VIOF4U BV gemaakte kosten en te lijden schade. VIOF4U BV is niet aansprakelijk voor eventuele kosten en verliezen en eventuele aanspraken van derden als gevolg van de onmiddellijke beëindiging.

21. Indien het niet beschikbaar is

Mocht, om wat voor reden dan ook, VIOF4U BV niet meer in staat zijn de services en accommodatie te bieden zoals overeengekomen dan eindigt de overeenkomst zonder dat daarvoor opzegging is vereist. In dat geval is de klant verplicht het basisbedrag te betalen en het bedrag voor eventuele aanvullende diensten tot aan de dag dat de overeenkomst eindigt/is geëindigd. VIOF4U BV zal trachten, echter is hiertoe nimmer gehouden, vervangende kantoorruimte te vinden.

22. Bij einde overeenkomst

Dient de klant met onmiddellijke ingang de kantoorruimte te ontruimen en te verlaten met medeneming van al het zijne en de zijnen en de ruimte aan VIOF4U BV ter beschikking in de oorspronkelijke staat behoudens slijtage door normaal gebruik. Wij behouden ons het recht om additionele bedragen in rekening te brengen voor mogelijke reparaties welke extra benodigd zijn naast normaal gebruik en slijtage. Indien de klant zonder toestemming van VIOF4U BV na beëindiging van de overeenkomst, in welke vorm dan ook, onbevoegd gebruik blijft maken van de kantoorruimte:

• is de klant aansprakelijk voor alle door VIOF4U BV te lijden schaden en verliezen;
• blijven het kantoor en de diensten onderworpen aan het contract en is de klant verplicht aan VIOF4U BV te betalen de servicekosten gelijk aan tweemaal (2 x) de normale kosten.

23. Werknemers

Indien de klant gedurende de looptijd van de overeenkomst en na beëindiging daarvan werknemers van VIOF4U BV benaderd/in dienst neemt zal de klant aan VIOF4U BV en per direct opeisbare wervingsvergoeding verschuldigd zijn ten bedrage van 12 maanden salaris van de betreffende werknemer. Dit geldt ook voor personeelsleden die op interim,-of detacheringsbasis werken.

24. Kennisgeving

Alle kennisgevingen en mededelingen die door VIOF4U BV of de klant worden gedaan dienen schriftelijk te geschieden.

25. Geheimhouding

Omtrent de voorwaarden en de overeenkomst dienen partijen geheimhouding te betrachten. Geen der partijen zal zonder voorafgaande toestemming van de andere partij mededelingen doen omtrent de inhoud van deze overeenkomst tenzij de wet of een autoriteit dit vereist. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van de overeenkomst.

26. Vrijwaringen

De klant dient VIOF4U BV, haar personeel, gerelateerde vennootschappen en agenten te vrijwaren voor alle aanspraken, claims, schade, verlies en kosten als gevolg van/door:

• • • dood of verwonding binnen de kantoorruimte die de klant gebruikt;
    • derden die de klant tot het kantoor heeft toegelaten, personeel van de klant en personen waarvoor de klant aansprakelijk is;
    • boetes die VIOF4U BV worden opgelegd door gedragingen of nalatigheden van de klant;
    • schade toegebracht aan de persoon of goederen van de klant of van derden en aanspraken van derden ter zake; De klant zal zich hiertegen afdoende verzekeren.
    • VIOF4U BV is niet verantwoordelijk voor privé gegevens die door de klant aan derden dan wel externe partners van VIOF4U BV gegeven zijn.
    •  

27. Schade en Aansprakelijkheid

VIOF4U BV is niet aansprakelijk voor schade toegebracht aan de persoon of goederen van de klant of van derden door het optreden en de gevolgen van zichtbare en onzichtbare gebreken aan de kantoorruimte, het gebouw of complex waarvan de kantoorruimte deel uitmaakt, of ontstaan door het optreden en de gevolgen van weersomstandigheden, van stagnatie in de bereikbaarheid van de kantoorruimte, van stagnatie in de voorziening van gas, water, elektriciteit, warmte ventilatie of luchtbehandeling, van storing van de installaties en apparatuur, van in –en uitstroming van gassen of vloeistoffen, van brand, ontploffing en andere voorvallen, van stoornis in het genot van het gebruik van de kantoorruimte en van stoornis of tekortkomingen in de service verlening van VIOF4U BV behoudens in geval van schade als gevolg van grove schuld of ernstige nalatigheid van VIOF4U BV ten aanzien van de staat van de kantoorruimte of van het gebouw of complex waarvan de kantoorruimte deel uitmaakt.
VIOF4U BV is niet aansprakelijk voor bedrijfsschade van de klant of voor schade als gevolg van de activiteiten van de andere klanten of van belemmeringen in het gebruik van de kantoorruimte die derden veroorzaken. Indien om wat voor reden dan ook VIOF4U BV haar services niet kan aanbieden is haar aansprakelijkheid beperkt tot het terugbetalen van een redelijk deel van het basisbedrag. De klant is verplicht tijdig maatregelen te nemen ter voorkoming en beperking van schade aan de kantoorruimte. De klant is verplicht VIOF4U BV terstond op de hoogte te stellen indien zich schade aan/in de kantoorruimte heeft voorgedaan of dreigt voor te doen. VIOF4U BV is in geen geval aansprakelijk voor enige gederfde omzet, gederfde winst, verlies van verwachte (kosten)besparingen, verlies of beschadiging van data, claims van derden of gevolgschade.
De klant wordt ten sterkste aangeraden zich voor dergelijke verliezen, schade, kosten of claims te verzekeren. Kosten ontstaan bij VIOF4U BV die veroorzaakt zijn door nalatigheid van de klant worden bij de klant in rekening gebracht. VIOF4U BV kan niet aansprakelijk worden gesteld, noch kunnen er kosten verhaald worden voor fouten veroorzaakt door werknemers van VIOF4U BV.

28. Bescherming persoonsgegevens

Partijen komen overeen dat VIOF4U BV gerechtigd is persoonsgegevens van de klant te verwerken, aan derden te verstrekken en door te geven, op voorwaarde dat dit uitsluitend plaatsvindt: a) ter uitvoering van deze overeenkomst; b) ter werkvoorbereiding en fraudebestrijding c) voor het verstrekken van informatie over nieuwe of voor de klant nuttige producten en diensten van VIOF4U BV of andere organisaties, die VIOF4U BV voor de klant interessant acht.

VIOF4U BV aanvaart geen aansprakelijkheid voor de verwerking van prive gegevens door derden. Wel zal VIOF4U BV uitsluitend werken met bedrijven die privacy en gegevens bescherming hoog in het vaandel hebben.

VIOF4U BV maakt gebruik van de diensten van Klikklaar.com voor het uitvoeren van wettelijke en financiële controles, waaronder maar niet beperkt tot WWFT-checks, UBO-onderzoeken, IBAN/Naamcontroles en kredietrapporten. Door akkoord te gaan met onze algemene voorwaarden, stemt u er tevens mee in dat wij de benodigde persoonsgegevens delen met Klikklaar.com om deze controles uit te voeren. Klikklaar.com behandelt deze gegevens conform de geldende privacywetgeving en gebruikt deze uitsluitend voor het uitvoeren van de gevraagde checks. VIOF4U blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de zorgvuldige verwerking van uw persoonsgegevens.

Betalingen

29. Standaard services

Het basisbedrag voor de standaard services inclusief BTW, dient te worden betaald bij vooruitbetaling over de te leveren standaard services. Betaling geschied altijd via automatische incasso. De incasso vind plaats in de week voorafgaande aan de nieuwe abonnementsperiode.

30. Additionele services en catering

De prijs voor aanvullende diensten en catering zal achteraf worden gefactureerd tegen de door VIOF4U BV bekendgemaakte tarieven en dient te worden betaald binnen 7 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.

31. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)

VIOF4U BV is volgens de wet verplicht om een ieder, zowel rechtspersoon alsmede de UBO’s van de rechtspersoon te controleren volgens de wet WWFT. 

De klant gaat hiermee akkoord en geeft toestemming tot het gebruik van zijn of haar gegevens, de klant geeft aan alle gegevens naar waarheid en volledig te verstrekken.

De WWFT controle vind plaats door een extern onafhankelijk bedrijf, de klant zal hierbij volledig aan meewerken.  Alle gegevens worden door het externe bedrijf bewaard volgens de geldende wetgeving.

Indien de UBO dan wel de rechtspersoon een negatief advies krijgt dan zal VIOF4U BV de inschrijving niet accepteren en de reeds gestorte inschrijfgelden terugbetalen minus 20 euro administratie kosten.

32. Aansprakelijkheid externe aanvullende abonnementen.

VIOF4U BV aanvaard geen enkele aansprakelijkheid voor schade, verlies, diefstal of andere schade geleden direct of indirect vanuit een externe partij waarbij het betreffende abonnement is afgesloten via VIOF4U BV.

Alle abonnementen die via VIOF4U BV worden afgesloten bij externe partijen worden beschouwd als zijnde een contract direct tussen de klant en de externe partij.

Het genoten prijsvoordeel zal nooit leiden tot een vergoeding in welke vorm dan ook voor enige schade of financieel nadeel.

33. Postverwerking

Indien u een abonnement kiest waarin wij de post voor u inscannen en digitaal beschikbaar stellen geeft u ons uitdrukkelijke toestemming om al uw post te openen zodat wij deze kunnen inscannen.

Ten alle tijden geeft u ons uitdrukkelijk toestemming om de post van de kamer van koophandel te openen. Dit om wijzigingen in vennoten, bedrijfsvoering en rechtsvorm tijdig te kunnen verwerken en door de verplichte WWTF controle te laten verifiëren dan wel te controleren. Een negatief WWTF advies zal dan tot het beëindigen van het KvK inschrijfabonnement kunnen leiden.

Het is de klant verplicht alle post van de kamer van koophandel naar het inschrijfadres te laten sturen. Afwijking van deze regel zal direct leiden tot beëindiging van het KvK inschrijfabonnement zonder teruggave van vooraf betaalde facturen.